毎回３時間にも及ぶ会議が苦痛でたまらない・無駄話ばかりで、結局本題が何も決まらない・会議の時間が無駄に思えてくるという想いを、心の中に抱えながらサラリーマン生活を送っている方も少なくないのではないでしょうか？何時間にも及ぶ会議は、果たして本当にするべきなのか？という疑問さえ浮かんできます。
なぜなら会議の時間は、社外との取引も出来ないですから「利益」が産まれない時間なのです！中には、昼食をデリバリーしながら会議を行う会社もるようですが、これは損しているとも考えられます。よって、１番効率的なのは「短時間で内容が濃い会議」と言えるでしょう！
そこで今回は「会議の進め方、スムーズな会議を行う7つのコツ」と題してお話を進めていきます。今回ご紹介するコツは、すぐに会社で実践して頂けますよ！長時間の会議にうんざりしている人、自分が会議を進める立場にある人、必見です♪
会議の進め方、
スムーズな会議を行う7つのコツ
資料は事前に配布しよう
会議が始まってから前回の会議の議事録を見直して、今回の会議の資料を見ていては・・・せっかくの会議の時間が無くなってしまいます！そこで、会議の資料は最低でも３日前まで、会議の参加者に配布するようにしてください。そうすることで無駄な時間を過ごさずに、すぐに本題に入る事ができるのです。メールで参加者に資料を送る時は、「会議当日は、皆さんお一人お一人の意見をお伺いするかと思いますので、よろしくお願いいたします。」と書き添えておけば、参加者は自分が恥をかかぬようにきちんと目を通すとおもいます。
議題ごとに時間配分を決めよう
会議の冒頭で「本日の会議は、１時間になります。それぞれの議題は、こちらのタイムスケジュール通りに進めていきます。」と言ってしまいましょう。ホワイトボードに、「○○について 11:15～11:30」というように記しておくのです。そうすれば、会議の参加者全員が、タイムスケジュールを共有できますし無駄な話をしている暇がないという事がわかるはずです。また議題によっては、時間がはみ出してしまう場合もあると思います。その時は、ホワイドボードに「○分オーバー」と書き加えて、どんどんタイムスケジュールを変えていくのです。こうすることで、効率的に会議が進んでいくことは間違いなしです。
あらかじめ発言してもらう人を決めておこう
「何かご意見のある方いらっしゃいますか？」と聞いて、手を挙げる人はなかなかいません。アメリカだとみんなこぞって挙手発言をしますが、大人しい日本人はその場が静まり返ってしまう事の方が多いと思います。そこで、あらかじめ発言してもらう人を決めておくのです！ポイントは、議題のテーマに影響力のある人です。例えばなかなか決まらない議題があった時に、「この人に発言して貰えれば参加者の心が動くかもしれない！」と思えるような人を選出しておくのです。これは、会議を仕切る人の力量によって、ハッキリと結果が別れると思います。
決定権のある人に会議に参加して貰おう
せっかく会議で良い方向に議題がまとまっていても「○○部長がなんて言うかわからないからねぇ」と悩んでいては時間の無駄です！○○部長がなんて言うかなんて、本人しか分かりませんので・・・。だったら、決定権のある部長にも会議に参加して貰えばいいのです。ただし毎回呼ぶなんて失礼なことはできませんので、「今日で最終決定だ！」というタイミングで参加してもらうようにしましょう。
会議を延ばせない状況を作っておこう
大きな会社であればあるほど、会議室は奪い合いだと思います。システム管理されていているので、自分のデスクから会議室の空きを確認して、予約を入れるという会社が増えていますよね。会議室を予約するときはだいたい延びる事を予想して、３０分～１時間ほどプラスして予約する方がほとんどだと思います。ですから１日のうちで、会議と会議の隙間に１時間ほどぽっかり空いた時間が出てくると思います。あなたに狙って欲しいのは、その時間です！時間が限られていると参加者にも知らせることで、無駄話がぐんと減って集中力が高まる傾向にあります。
これだけは決めておきたい！というテーマはホワイトボードに書き出そう
会議を進めていくにあたって、これは絶対に決めておきたいテーマと次回に回しても問題のないテーマがあると思います。けれど、それは会議を進める役割のある司会者だけが、わかっていてはだめなのです！きちんと会議の参加者が全員で、理解しておくことが大事です。そこで資料に書くよりも効果的なのが、ホワイトボードです。ホワイトボードに書いてあるだけで、重要な議題だという事が伝わりますので、とても効果的ですよ～。
お昼休みの直前か、終業時間ぎりぎりに会議を設定しよう
お昼休みを１２時～１３時、終業時間を１７時としましょう。会議はそれぞれの時間の１時間半前～遅くとも１時間前に始めればよいと思います。
参加者の心の中を覗くと「お昼休みは、あそこのラーメン屋に行きたい！」「今日は早く帰りたいなぁ」という気持ち少なからずあるはずです！貴重な時間を潰されたくないと思うと、人間はやる気を出してしまうものです。会議の冒頭で「お昼休みをきちんと確保できるように、サクサク進めましょう！」と一言挟むだけでも全然違います。
以上、「会議の進め方、スムーズな会議を行う7つのコツ」をご紹介いたしましたが、いかがでしたか？会議の進め方がスムーズかどうかは、会議を進行する司会者役の方の力量にかかっています。上司の中には、従来のやり方で長々と会議をするタイプの方が多いかもしれません。けれどあなたは自信を持って、この効率的な方法を行って良いのです！なぜなら、スムーズな会議は、会社に損をさせないからです。
まとめ
会議の進め方、スムーズな会議を行う7つのコツ
・資料は事前に配布しよう
・議題ごとに時間配分を決めよう
・あらかじめ発言してもらう人を決めておこう
・決定権のある人に会議に参加して貰おう
・会議を延ばせない状況を作っておこう
・これだけは決めておきたい！というテーマはホワイトボードに書き出そう
・お昼休みの直前か、終業時間ぎりぎりに会議を設定しよう