毎日の業務の中に打ち合わせや会議はつきものですよね。私は、以前テレビ局に勤めていましたが、毎日行われる長時間の番組会議にうんざりしていたものです。かといって、素晴らしい企画が上がるわけでもなく、ただ単にだらだらと時が過ぎて、いつのまにか夕食の時間だから、弁当を頼もうとかわけのわからないお金が出て行ったように思えます。

こういう無駄な時間ばかりが過ぎていく会議は、「会議の進め方」に問題があるのです！経営陣のみなさん、時間ばかりが過ぎていく部下の会議の進め方にイライラしていませんか？会議を仕切る中間管理職のみなさん、効率の良い会議出来てますか？若手社員のみなさん、次に会議を仕切るのはあなたですよ！

そこで今回は、無駄な時間を効率的に！ということで、明日から使える「早く終わる会議の進め方ルール」についてお伝えします。何一つして特別なことはありませんので、ぜひご参考になさってください。ではご覧ください。

無駄な時間を効率的に！早く終わる会議の進め方９つのルール

資料は事前に配っておく

会議が始まる１週間～３日くらい前には、会議で使う資料を配っておくことをおすすめします。配る時に、「会議まで目を通して、ご自分の考えをまとめておいてください。お聞きしますね。」と一言添えるのはいかがでしょう。

普段は、いろいろ言ってくるのに、会議では黙りこくってしまうタイプの人って身近にいらっしゃいませんか？人間は誰しも楽をしてその場を乗り切りたいという気持ちがあるものです。ですが、このように一言言っておくだけで、人任せの会議→自分も参加するのだという自覚が生まれます。あらかじめ、考えをまとめておいてもらうことが大切です。

余裕をもって会議時間を設定するのをやめる

会議時間を決めるときに、「話がうまくまとまらないと困るから、余裕をもって・・・」という言葉がよく聞かれます。ですが、余裕を持つということは、そこに甘えが生じます。

一時間ならその時間で決める！という意識を全員が持つことが大切です。私は、自分が会議を主催するときに「今日は、一時間で決めますので意見沢山出してください」と言っていました。参加者は、「一時間で終わるのだから頑張ろうと思った」と後から、私に言ってくれたことがあります。会議時間に余裕は必要ないのです。

会議は時間どりに始める

全員揃ってから会議開始ではなく、時間が来たら開始としましょう。待っていてもきりがないですし、遅れてくる人のほうが悪いです。

進行表をホワイトボードに書きだす

会議の時に、進行表があるととても便利です。

１、配布資料確認　am10:00～10:05
２、資料説明　担当○○　am10:05～10:15・・・・

このように、やるべき事柄と設定時間を明確に知らせることで、会議にメリハリが生まれます。絶対に時間オーバーしてはいけないということではありません。オーバーしたら、会議の途中で書き換えていくのです。資料に書き込むのではなく、ホワイトオードに書くのには意味があります。

議事録は進行がまとめて、読み上げる

前回の会議の内容を振り返るのはとても大事なことです。ですが、議事録を先に配ってもなかなか見てもらえなかったり、時間がかかると思います。なので会議の冒頭で、進行が、前回の会議内容を簡単に話すことをおすすめします。

すべてではなく、あくまでも簡単に大事な部分を言えばいいのです。そうすることで、前回はどうだったんだ？と会議の途中で、思い出す作業が要らなくなるからです。

意見がある方？という質問はやめる

「意見がある方？」聞いて、なかなか意見が出ることは少ないはずです。会議は短時間でも、中身が濃いものになっていなけれ意味がありません。なので、名指しで意見を求めてもいいと思います。参加者が積極的になる前に、場を仕切るあなたが積極的になりましょう。

食事は出さない

お昼時や夕方の会議だとどうしても、食事の時間にかぶってしまうときがあります。でも、私はあえて用意しなくてもいいと思います。子供じゃないですし、時間をずらして食べればいいことですから。

お偉い方が出席する会議では、失礼じゃないか？となりますが、それはやはり失礼です。なので、そのような場合は、食事時間にかぶらないように最初から時間設定すればいいのです。

脱線話は必要なし

社内でのコミュニケーションツールとして、仕事以外の話をすることは大切だと思います。けれど会議は、一人一人が業務の合間をぬって参加している、貴重な時間です。そのような場では、脱線話は必要ありません。それてしまったと思ったら、進行が速やかに話を戻すようにしましょう。

時には、持ち越すことも必要

すべてが会議で決まればよいですが、中には他部署に確認がいるとか、日程が定まらないなどの理由で次の会議に決定が持ち越される場合もあります。もう、今決定できないとわかった時点で、そのことについての話し合いはストップさせて次に進めましょう。

最後に、会議の進行をする方は常に冷静でいてください。一緒になって、脱線したり、白熱しては、会議がだらだらと伸びていくだけですので・・・。今回は、無駄な時間を効率的にする「会議の進め方」９つのルールをご紹介しました。会社の経営が傾くと、企業はすぐ人員削減を考えがちですが、こういった時間の使い方を削減し、残業を減らすことも効果的だと思います。さぁ、さっそく明日から実践してみてください。

まとめ

無駄な時間を効率的に！早く終わる会議の進め方９つのルール
・資料は事前に配っておく
・余裕をもって会議時間を設定するのをやめる
・会議は時間どりに始める
・進行表をホワイトボードに書きだす
・議事録は進行がまとめて、読み上げる
・意見がある方？という質問はやめる
・食事は出さない
・脱線話は必要なし
・時には、持ち越すことも必要