歓迎会に送別会、暑気払いに忘年会、新年会。社会人の世界では年間を通して公式・非公式の親睦会が数多く開催されます。こうした席も会社の一員としては大事な仕事のひとつですよね
。特に若手の時期は幹事として、日時の設定から人数の確定、お店の予約を行い、当日は会場までの案内や注文のとりまとめ、お会計など様々な役割が待っています。「めんどくさい」を嫌がらず、こうした仕事をきっちりこなすことが、仕事のスキルアップにもつながり、知らず知らずのうちに上司から評価されるなど、同期に差をつけるきっかけとなるのです。
幹事の業務の中でも比較的初期段階に行うことになる「案内文」の作成。最近ではメールで一斉送信、ということもありますが、書類にしてもメールにしても、社内でのコミュニケーションのきっかけとなります。
そこで今回は、親睦会の案内文を作成する際、幹事として恥をかかずにすむために7つのマナーについてお伝えします。あなたもこれを参考に、「さすが」といわれる幹事を目指しましょう。ではご覧ください。
親睦会の案内文を作るとき、
恥をかかない為の７つのマナー
開催日程を調整
親睦会の開催が決まったら、まず日程の調整を行います。色々なパターンがありますが、毎年恒例の行事なのであれば、先輩にだいたいいつ頃行っているのかを事前に確認しましょう。
突発的な、例えば部長の鶴の一声で決まった親睦会であるならば、発案者である部長の都合を最優先に。もしクライアントやさらに上位の上司が出席するならば、そちらを優先に。こうした力関係を適切に見極めるのも、社会人としてのスキルです。しかるべき立場の方にお伺いを立てて日時が決定したら、案内文の作成に入ります。
案内文はいつ送る？
親睦会の案内文では、送る時期も重要です。ポイントは「急すぎず、前すぎず、忙しくない時期を狙って送る」こと。
例えば、決算後の納会であれば、決算月の忙しい時期に案内文を出して出欠の返事を待とうとしてもなかなか集まりません。また、送られた方も「なんだ、こんな忙しい時に送ってきて！」という印象を受けてしまいます。
案内を送るのに適しているのは開催の1～2か月前。これであればある程度予定の見通しはたっているし、急すぎて人が集まらない！なんてこともありません。
親睦会の名称に注意！
最初に述べた通り、親睦会と一言にいってもその大義名分は様々です。
「新年会」「忘年会」といったわかりやすい親睦会であればよいのですが、問題は「歓送迎会」などの特定の人物が中心となる場合。定年退職する上司の送別と、新入社員の歓迎を同時にやろうとする場合、間違っても「歓迎会のご案内」と出してはいけません。
こんな時は「○○部長の送別会、ならびに新入社員歓迎会」など、気持ちよく送り出せるような序列をつけてあげましょう。
出席者に配慮した店選びを
幅広い年代が参加する公式な親睦会の場合、お店選びはかなり重要です。
気を付けたいのは、上司にあたる層が快適に過ごせるか？ということ。お酒のラインアップはもちろん、酔った帰り道、駅までが遠かったり、階段が急な地下のお店などはできるだけ避けたいところ。
駅からの道がわかりづらい場合は、案内文を作成する際に地図に加えて外観写真を添えてあげるなど、参加者が苦労しないように配慮しましょう。
案内文のテイストは？
いよいよ、親睦会の案内文作成に入ります。こうした公式文書には、いわゆるテンプレートというものがあります。日にち、宛先、タイトル、時候のあいさつ、本題、結び、概要、といったものがそれにあたります。「ビジネス文書テンプレート」などで検索できるので、一度目を通しておきましょう。
この「ビジネス文書」のテンプレートをどこまで使えるのかがポイント。親睦会には公式なものとそうでないものがありますから、塩梅が難しいところです。カチカチのフォーマルスタイルでいくなら、テンプレートをそのまま使って必要箇所を変更していくだけで一応はできます。
しかし、ある程度ラフなテイストで開催される場合には、いかにもなビジネス文書だと盛り上がりにかけますよね。
そうした場合には、例えば
「○○部長の前途を祝し、当日は無礼講となります。くれぐれも遠慮なさいませんよう、お願いいたします」など、一見真面目に見せかけてユーモアを交えるというのも一つのテクニックです。
メールで送るか、書類で渡すか？
以前はこうした案内は社内回覧や掲示板などでお知らせしたものです。しかし現在では社内の伝達事項の多くがメールを使用しており、逆に回覧や掲示板への注目が集まっていない会社も多いのではないでしょうか。
ペーパーレス化も進む中、公式とはいえ業務に直接かかわりのない親睦会の案内を社内のプリンターで印刷するのは気が引ける、というひともいるでしょう。大丈夫。迷わずメールを送信してしまってください。よほどメールの文化がなく、何でも紙に印刷しているという場合は別ですが、おそらく多くの企業では、なくさずにすむメールでのご案内が最も適しているはずです。
また、メールでのご案内ではこんなメリットも。メールが手持ちの携帯・スマートフォンに転送されていれば、仕事の関係で外出先から直接会場に向かう場合、お店の場所や時間などが外出先でもすぐにわかります。このように、多くの場合ではメールでのご案内が適しているでしょう。
文書作成の基本、誤字脱字ゼロ！
睦会の案内文に限ったことではありませんが、仕事での文書作成では誤字・脱字はNG。特に、開催日時やお店の住所、会費など大切なインフォメーションが含まれますので、確認には確認を重ねてください。
以上、親睦会の案内文を作るとき、恥をかかない為のマナーをお伝えししました。参考になれば幸いです。
まとめ
親睦会の案内文を作るとき、恥をかかないマナー
・開催日程を調整
・案内文はいつ送る？
・親睦会の名称に注意！
・出席者に配慮した店選びを
・案内文のテイストは？
・メールで送るか、書類で渡すか？
・文書作成の基本、誤字脱字ゼロ！