会議が成功と言えるかどうかは、参加者の人選や会議の目的の共有や事前の準備によってほぼ決まるとも言われています。参加者の人選やオピニオンリーダー的な役割の人選や視覚的な会議資料の準備等を十分にした上で会議担当者は会議を開催するということは基本になってきます。そして、会議が有意義になるかどうかは、参加者の発言にもよりますが、それをうまく引き出していくのは、司会者の役目ということにかかっています。今回は「会議の進め方のコツ！良いアイデアをたくさん引き出す7つの方法」をご紹介いたします。
会議の進め方のコツ！
良いアイデアをたくさん引き出す7つの方法
方法その１：会議への導入と集中を導く
司会者は、リーダー的な役目をします。議長が別にいる場合もいない場合もあります。会議の導入から初めて、目的や問題点を明確にして、テーマへの関心を高めて、注意力を集中させます。司会者の手腕や人格に関係する面もあります。
方法その２：会議で発言しやすいように促す
司会者は、会議スケジュールの説明をします。参加者による議題に対する提案や意見が出るように、各参加者の経験による意見の提案を促したりもします。方向性が脱線した場合には修正します。
方法その３：幅広い意見を出してもらうためにすること
司会者は、会議の中での提案に対する反対意見についても発言できる十分な雰囲気づくりを心がけます。さえぎるような発言を注意したり、反対意見を持っていそうな人へ意見を述べるように指名したりもします。幅広い意見を出すためには反対意見も必要です。司会者は、立場による意見の不活性化を防げるような補足的な発言やフォロー的な発言を必要な時には追加しなければいけません。
方法その４:良いアイデアをたくさん引き出すための手法
司会者は、グループワークを活用したり、ブレインストーミング（※）の方法を使ったりと、その会議に合う手法を使う技術が入ります。アイデアがたくさん必要となる場合には、ブレインストーミングの手法を取り入れることも試みます。ブレインストーミングでは、意見の量を重視しますので、他者のアイデアに対する批判はしないということになっています。メモ用紙にアイデアをたくさん思いつくままにあげていき、その後、同じようなアイデアをまとめて、アイデアを発表していくというものです。グループワーク的に進めてもらうことも提案したりします。アイデアを出す方法はブレインストーミングに留まらず、アイデアに批判を加えて、アイデアの質を高めていくという方法もあります。
※ ブレインストーミング：集団でアイデアを出し合うことによって相互交錯の連鎖反応や発想の誘発を期待する技法
方法その5：提案と時間配分の管理をする
司会者は、会議全体を仕切っている訳ですが、会議は時間を無制限にするわけにはいきません。時間配分を考慮して、議題に沿った時間配分管理をしなくてはいけません。その場で、検討するべきことかどうかの判断をします。
方法その６：たくさん出たアイデアを検討する
デボノ式６色ハット思考法を活用することも有効です。デボノ博士は、6つの思考方法を組み合わせることで思考のプロセスを意識的に組み立てていくことを提案しています。会議において、十分に考えているつもりでも、こんなことは無いでしょうか。
部分を見て全体を見ていない
一面を見て、もう一面を見ていない
立場の違いによる思考のブレを考えていない
元になる情報に誤りがある
抽象的なレベルで分かったつもりになって論を進めている
など物事を考えるにはその人のモチベーションや状態にもよって、思わぬモレも生じます。デボノの指針を確認しながら考えていくことが大切です。集団で考える場合には、司会進行役がチェックをしていくことが大切です。
・事実を把握するには白色
・感覚的な見方は赤色
・否定的な見方は黒色
・肯定的な・発展的な見方には黄色
・創造的な見方は緑色
・思考の組み立てを考えるには青色
と色分けをして、考えやアイデアをチェックしていくという、デボノ博士の6色ハット思考法を活用することは、良いアイデアかどうかの判断を素早くすることに役立ちます。
方法その7：会議での平等性を保って自由な発言を保証する
好ましくない発言に対する注意と指導をすることは、司会者の重要な役目です。生産的な会議になるように決められた時間内に有意義な会議が出来るように司会者は尽力しなければいけません。良いアイデアであっても、思わぬ反対意見で押しつぶられてしまうこともあります。会議の参加者の立場や人間関係が、良いアイデアの妨げにならないように、なぜ会議を必要として、開催しているのか、会議の目的を参加者全員が意識を高め同じ方向を向いていることが必要です。
いかがでしたか。
会議が有意義なものになるかどうかは、参加者の態度にもよりますが、多くは司会者の腕にかかっています。会議がどのようなものになるかそのカギを握るのも司会者です。以上の７つの方法を自分の物にして、会議を進めると、たくさんおの良いアイデアを参加者から引き出すことが可能になるでしょう。会議でのアイデアは自由な発想を求められますが、会議自体は組み立てが必要なのです。
まとめ
会議の進め方のコツ！
良いアイデアをたくさん引き出す7つの方法
その１：会議への導入と集中を導く
その２：会議での発言しやすいように促す
その３：幅広い意見を出してもらうためにすること
その４：良いアイデアをたくさん引き出すための手法
その５：提案と時間配分の管理をする
その６：たくさん出たアイデアを検討する
その７：会議での平等性を保って自由な発言を保証する。