退職が正式に決定したら、お世話になった方々へ連絡し、お世話になったことへの感謝の気持ちを伝えた上で気持ちよく去りたいものです。特に、取引先の相手には失礼のないよう気を付けなければなりません。基本は直接会って挨拶するのが最善の方法ですが、最近ではメールでの連絡も増えているようです。気を付けたいのは、早めの連絡と気持ちのこもった丁寧なメールになるよう注意したいものです。退職した後で会社や後任の担当者に迷惑のかからぬよう、スマートなメールとなるよう参考となるポイントをテンプレート付きで、件名から締めの挨拶までを7つに分けて紹介していきます。

退職のご挨拶メール☆
取引先に送る7つのテンプレート

件名は簡潔にわかりやすく

まずはメールの件名ですが、一目で用件が分かるようにしてください。仕事上、一日に何十〜百もの数のメールが届く相手がいた場合、件名で必要か不要かを判断し、ゴミ箱へ捨てられてしまう可能性があるからです。簡潔な用件と社名や氏名を入れるとより特定しやすくなります。例えば、「退職のご挨拶（○○会社鈴木）」、「○月×日付で退職します〈鈴木〉」、「鈴木より退職のご挨拶」等が短く分かりやすいでしょう。逆に悪い例としては、「お世話になっております」「お疲れ様です」「（件名なし）」等、メールの送り主が特定できず、ウィルスメールの危険性があるように判断されやすいものは避けてください。

退職のお知らせ

メールの本文では退職する旨をお知らせします。その際、出来る限り最終出社日を記してください。人によっては有給休暇の消化等の理由で、退職日よりも大分前から出社しないなんて方もいます。先方がまだ退職日まで日程があるからと連絡してきたら、すでに出勤することがなくなっていたなんてことの無いようにしたいものです。
例：この度、定年退職を迎え、3月末を持ちまして退職することになりました。長い間お世話になりまして深く感謝しております。（なお、3月15日が最終出社日の予定です。）

メールでの挨拶に対してのお詫び

メールでの連絡がポピュラーなものになったとはいえ、本来であれば直接顔を合わせて挨拶したり、葉書にて挨拶状をしたためるのが礼儀となっています。しかし、互いに忙しいので時間の取られないメールは案外相手にも喜ばれています。送る側も退職時は仕事の引き継ぎ等もあり忙しいですので助かるものです。ただし、メールの文面の中には一言申し訳ない気持ちを添えておきましょう。これがあるだけで、相手からの印象はぐっと良くなります。
例：本来であれば直接お伺いし、ご挨拶すべきところですが、メールにて失礼申し上げます。

業務の引き継ぎ

自分が退職した後も取引先との関係は継続していきます。ですので、たださようならと別れを告げるだけではなく、業務の引き継ぎに関する対応と後任の紹介は必ず行い、退職後も取引が円滑に行われるよう配慮しなければなりません。
例：なお、今後は後任の田中が引き継がせていただきます。後日、田中より改めてご連絡申し上げますのでどうぞよろしくお願い申し上げます。
田中一朗　連絡先　電話：00-0000-0000　E-mail：aaaaaaa@aaa.co.jp

相手へ一言添える

挨拶の中で、お世話になった方には相手との思い出やエピソード等のメッセージを一言加えると、より心のこもった挨拶になります。全体的な内容は複数の方に同じ文面で用意しても、もう一言添えるだけで、相手からの印象はぐっと良くなるでしょう。忙しい中で準備するのは大変ですが、全員でなくても、特に親しくお付き合いさせていただいた方にはぜひメッセージを添えてください。
例：佐藤様にはいつも温かいご支援・ご指導を賜り心より感謝申し上げます。新入社員として配属された当時、不慣れだった私に対し、細やかな配慮をいただいたこと、また、配送トラブルが起きてしまった際も、ご丁寧に対応いただきましたこと、深く感謝しております。いろいろなことを教えていただき誠にありがとうございました。

自身の今後に触れる

退職後の自身については支障があれば触れなくても構いませんが、メールを送る相手との間柄を考えて利用したいところです。親しくしていた相手に対しては、少しでも触れておくと距離が縮まります。
例：定年後は故郷である北海道へ妻と共に帰る予定です。密かな夢でありました自然の中で野菜を栽培しながら、第二の人生をスタートさせます
退職後は福岡県に嫁ぐ予定です。遠方のためやむなく退職となり、また年度の途中で慌ただしくなってしまい申し訳ない気持ちでいっぱいです。

感謝の言葉で締める

挨拶の最後は改めて感謝の気持ちを伝えると共に、相手の今後の健勝を祈って締めくくるのが、バランスの取れた文章になります。どんなに近しい間柄の相手にでも、最低限はじめと締めの挨拶については、ルールと形式を守って記すのがビジネスマナーです。
例：最後になりましたが、貴社の益々のご発展と加藤様の今後のご活躍並びにご健勝をお祈り申し上げます。大変お世話になりありがとうございました。

「立つ鳥跡を濁さず」という諺にあるように、退職の際の挨拶はきちんと行っておきたいところです。退職時は何かとバタバタと追われて忙しく、ついつい後回しになりがちですが、お世話になった方への感謝の気持ちはきちんと伝え、退職後の業務に支障が生じないよう対応するのは社会人として最低限のマナーです。また、狭い世の中ですので、今後巡り合わせる機会もあるかもしれません。互いに気持ちよい関係でいることは、何よりも自身のためにもなりますので、上記であげたポイントを踏まえながら丁寧な挨拶を準備したいものです。

まとめ

退職のご挨拶メール☆
取引先に送る7つのテンプレート

1.件名は簡潔にわかりやすく
2.退職のお知らせ
3.メールでの挨拶に対してのお詫び
4.業務の引き継ぎ
5.相手へ一言添える
6.自身の今後に触れる
7.感謝の言葉で締める