あなたは｢会議｣に参加して積極的に発言をしていますか。実際は、発言することもなく眠気と戦っていたり、だらだらと続く会議に嫌気がさし早く終わらないかなと考えながら上の空であったり、他人事として真剣に参加していない方が少なくありません。諸外国に比べ、日本の会議は｢会議の前が勝負所｣とされ、実際の会議の場で議論し合うことを避け、重要な内容は事前に根回しがされており、会議ではそれを承認し合う傾向が強くあります。また、若手社員は積極的に発言する場ではなく、どちらかというと記録者としてや会場の設営係として参加し、意見しようものなら生意気だと言われてしまう雰囲気の会社も現実としてあるようです。

本来、会議とは皆が設定された議題のもと、知恵を絞って意見をぶつけ合い、会社をより良い方向に向けるために開かれていなければ無駄に時間を使うことになります。互いが忙しい時間を調整して集まる場なのですから、ぜひ有意義な場として活用したいものです。ここでは短時間の会議進め方で、素晴らしいアイデアが出るにはどのようにするべきかについて７つのポイントを紹介していきます。

【会議進め方】短時間でより良いアイデアを誘発する
７つの仕掛け

会議を始める時間と終了する時間をしっかりと決めよう

時間管理が出来ていない会議は、無駄にだらだらと続き、全員が集中出来ていない場合が大半を占めます。到底そのような場において良いアイデアなど出てくるはずもありません。そこで参加者に時間を厳守することを徹底してみましょう。まずは開始時間ですが、ルーズな人は必ず遅れてきます。開始時間過ぎても席に着かずにバタバタしているとあっという間に10分が経過してしまい中々始められません。会議10分前から待っている人にとっては20分間待ちぼうけを食らっている状態です。待たされている本人は内心イライラが積もっているはずです。

もちろんそんな状態からでは良い意見など出るはずもありません。皆が気持ちよく会議に参加できるためにも5分前行動を徹底し、遅くても開始時間には本題に入れるよう皆が協力し合う雰囲気作りが重要です。また、終了時間についても同様に、あらかじめ｢○時まで｣と具体的数値を示した方が効果的です。参加者は成果を出すために集中して会議を進めるために協力し合いますし、終了後の仕事の予定も組みやすいので、生産性も上がるはずです。会議を｢だらだらと続く無駄なもの｣という悪い風潮をなくすためには、時間管理の徹底から始めてみてください。

会議前に議題を周知し参加者に発言内容を考えさせておこう

提案者は会議のために一生懸命資料を作成する等準備を重ねている一方で、それ以外の参加者は｢他人事｣になってしまい、会議が盛り上がらずに終わってしまうことはありがちです。それを避けるために、会議の前にあらかじめ議題内容を連絡して臨んでもらうことをオススメします。わずかでも内容をイメージしてから会議に参加することが出来たら参加者の態度も変わってくるはずです。会議前は準備に忙しいとは思いますが、一手間かけて簡単なメールを送ってみましょう。内容は議題と簡単な内容、挨拶程度で構いません。

メールを送るタイミングは早すぎても遅すぎてもいけません。早いと後回しにされ、遅いと直近の仕事を優先されてしまいます。１日前が望ましいでしょう。あくまでも参加者が負担に感じさせない程度の連絡に留めるのがポイントです。メールが届いた側もその心配りに感動して一生懸命考えてくれるはずです。参加者にあらかじめイメージしてきてもらえれば、会議での説明も簡単なもので意思疎通が図れますし、より中身の濃い議論が期待できます。準備する側にとってもメリットは大きいです。

飲み物と甘いお菓子を用意しよう

ペットボトルの水やお茶が用意されていることはありますが、会議の場で飲食することはあまりありません。飲食をするとだらだらと長くなり、逆にメリハリがなくなるのではという心配から飲食禁止のルールがある会社も多くありますが、上手く取り入れれば参加者のモチベーションを上げ、甘いものは脳を活性化させるのに役立ちます。効果的に取り入れるには議論に行き詰まった時に手を汚さずに簡単に食べられる個別包装のチョコやキャンディーを少し口にするだけで十分です。お菓子によって緊張がほぐれ、発言にも自由な雰囲気がうまれます。近頃は男性でも甘いものを好んで食べる方も多くいるので、男性だけだからといって遠慮することもないでしょう。飲み物についてもただの水ではなく、あえてハーブティーにして香りを楽しみリラックスしてみてはいかがでしょうか。

参加者を選定しよう

｢三人寄れば文殊の知恵｣のことわざにあるように、一人では考えも及ばなかったことが、三人集まればより素晴らしいアイデアが浮かんでくると言われています。そのために会議を開き、議論を戦わせてより良いものを築き上げていくものですが、参加者を無駄に大勢募っていないでしょうか。本当に必要な参加者を選別して会議に招集することは重要です。

あの人も関係しているからと多くの人を招集しても、逆に会議のクオリティを下げてしまう恐れがあります。参加者が多いと一人ひとりの意識が低く、積極的に参加しようというモチベーションが低下する傾向にあります。これでは逆効果です。そうならないためには、招集する側が会議で何を話し合いたいかを的確に見極め、関係者を絞ることが良いでしょう。少数精鋭で臨んだ方が議論も活性化する場合が多く、個人の責任の所在もはっきりとするので意識高く参加してもらえるはずです。

会議中に出たアイデアは否定しない

会議において最もやってはいけないこととして、アイデアを否定することがあげられます。自分が提案したアイデアが否定されると萎縮してしまい、それ以上発言したくなくなってしまいますし、周囲も黙ってしまいます。良い成果を一つあげるまでには、たくさんのアイデアを出してより良いものにしていくため、各自がより多くの意見を出していかなければなりません。気軽に発言でき臆さない雰囲気を大切にするには、他人の意見について否定せずに良いポイントを見つけることで、さらに素晴らしいアイデアを誘発していきます。相乗効果を狙うことが会議の醍醐味とも言えます。

細かな資料は作成しない

会議を行う上で大変なのが資料作成です。可能な限り労力をかけたくないところではありますが、実際に手を抜くと容赦なく指摘されるなんて会社もあるようです。理想は参加者が理解できればシンプルで構わないのです。資料が無駄に多いと読み込むのに時間がかかり、会議の本来の目的である議論がおざなりになってしまいがちです。印刷も手間がかかる上に経費がかさみます。進んでいる会社の中には、｢会議資料はA4用紙1枚以内に収まるように｣というルールがあるところもあります。要点を絞って説明した方がより相手に伝わることを忘れないように資料は作成しましょう。それが結果的に無駄を省き、会議を活性化させることにつながっているのです。

ゴールを明確にし次回に持ち越しをしない

会議の終了時間をあらかじめ定めて議論した方が良いと冒頭で記しましたが、ただ終わらせるだけではなく、ここまでは決めると目標を定めて進行することが大切です。明確な目標が見えたところで、アイデアもより具体化したものが期待できます。そのためには会議を仕切る進行方の役割が重要になってきます。全体のベクトルが異なる方向を向き出した時に適度に修正ができるかどうかは会議を成功に導くために必要不可欠です。また、良いアイデアが出た時にそこからさらに発展できるように参加者を集中させ、新たな答えを引き出せるかどうかは進行者の腕の見せ所です。そして、時間がないからといって課題を次回に持ち越すのは出来る限り避けましょう。中には時間をおくことで新たなアイデアもうまれるものもあるとは思いますが、大抵はそのまま進みません。塩漬けにされるのがオチです。

いかがでしたか。

会議において、短い時間でいかに濃い内容にできるか、素晴らしいアイデアを生み出す環境づくりについて7つのポイントに基づき紹介してきました。会議時間を無駄に過ごしてはいけません。簡単な会議一つでも、そこに出席する人の人件費等の費用は発生していますし、多くの労力がかかっていることを忘れないようにしたいものです。成果が得られない会議を行うことは無駄遣いであるという認識を持ちたいものです。我が社の会議は活性化していないなと感じている方は、ぜひこの7つのポイントを参考に進行の仕方を工夫してみてください。

まとめ

【会議進め方】短時間でより良いアイデアを誘発する
７つの仕掛け

・会議を始める時間と終了する時間をしっかりと決めよう
・会議前に議題を周知し参加者に発言内容を考えさせておこう
・飲み物と甘いお菓子を用意しよう
・参加者を選定しよう
・会議中に出たアイデアは否定しない
・細かな資料は作成しない
・ゴールを明確にし次回に持ち越しをしない