「上手な会議」と「下手な会議」の違いって何でしょう？話し合いがスムーズに進んで、決めなければいけないことに決着がつくと、「今日の会議は充実していたなぁ」と言う感覚を抱く方も多いのではないでしょうか。反対に、話し合いが難航したり、話が脱線したりすると「ちょっとモメた会議だったね」と後味も悪くなりますよね。ということで、今回は皆さんが「気持ちよく行える会議」を目指して、会議が驚くほどスムーズになる進め方のコツをご紹介します。会議の進め方や事前準備に工夫することで、会議が充実したものになること間違いなしです！
進行役の方必見！
会議が驚くほどスムーズになる９つのコツ
１、資料を事前に配る
会議資料は、最低３日前までに配っておくことが鉄則です！なぜなら、会議は意見交換・議題解決の場であって、資料を読む場ではないからです。事前に資料を配ることで、会議参加者たちには当日までに、自分の意見や疑問点などをまとめて来てもらうのです。そうすることで、当日は話し合いに集中できて、よりスムーズに進めることが出来ると思います。
２、資料枚数を減らす
会議資料が多ければ多いほどが良いというわけではありません。資料を作る段階で、もうすでに会議の良しあしは決まっていると思ってください。資料が多すぎると、どこが要点なのかわかりづらくなって、話し合いも脱線しがちです。会議が脱線しないためには、資料作成の段階で大事なものとそうでないものを見極める力が必要となってきます。資料枚数を出来るだけ減らして、議題に焦点を合わせるようにしましょう！
３、時間設定の短い会議に
何時間もかけている会議が、よい会議とは限りません。一番の理想は、短い時間で議題が解決するパターンです！だらだらとならないためにも、最初から時間設定をある程度短くしておきましょう。そうすることで、参加者の集中力も高まります。理想は３０分以内ですが、せめて１時間以内で会議を終わらせるようにしましょう。それ以上は、集中力が切れてしまいます。
４、テーマごとに、時間を決めておく
会議の中で、決定したい事柄っていくつかあるかと思います。でも、一つがなかなか決まらないと次に進めないなんてこともしばしばありますよね。そこで、それぞれの議題ごとにあらかじめ設定時間を設けておくのです。だらだらとではなく、短めに！そうすることで、集中力も高まりますし、会議時間が大幅に伸びてしまうなんてことも少なくなると思います。
５、進行役が時間管理する
会議には、進行役となる人物が必要です。進行役となる人物が、会議全体のかじ取りをして、議題決定の方向に自然に持っていけるかが大きなポイントになります。もちろん、進行役は時間管理もしっかりと行ってください。上記でご説明したように、テーマごとに時間を決めて話し合う際にきちんと時間を管理して、参加者に伝えるタイムキーパー的な存在の人が会議には必要不可欠です。
６、キーマンに議題の内容を事前に話しておく
会議参加者の中には、「キーマン」と呼ばれる人物がいると思います。キーマンとは、たくさん発言する人や議題に決定的な権利を持っている人などです。そのような人物が事前に分かっている場合には、会議が始まる前に、今回の会議のポイントや話し合いの争点・発言のお願いを根回ししておくのが賢い方法です。
７、議事録は一人に集中
会議中に、メモを取ったり、パソコンに打ち込む必要はないようにしてください。なぜなら、まとめるのに一生懸命になってしまい会議に集中できないからです。議事録係りを一人決めて、他の人は会議に集中しましょう！議事録係りは、自分の意見を述べたり、考えたりする時間はないので、進行役は選ぶ際に注意しましょう。
８、意見は名指しで聞く
意見がたくさん出ている時は良いのですが、なかなか意見が出なくて「しーん」となってしまうときは、名指しで聞いてみましょう。意外と、いい考えが出て来るものです。また、名指しで聞いていくことによって、いつ自分に来るのかわからないドキドキ感があるので常に緊張感を持って取り組めると思います。
９、会議人数を増やさない
会議に参加する人の数は、そんなに多くないほうがいいと思います。なぜなら、人数が多ければ多いほどまとまりにくくなるからです。会議の時には、議題に合った人物に声をかけたり、決定権のある責任者に参加してもらうなど、むやみやたらに参加させるのはやめましょう。ただ、試作品などの評価会議などのように、たくさんの人の意見を必要とする場合は、違います。
皆さん、いかがでしょうか。
今回は、会議をスムーズに進める９つのポイントをご紹介しました。こんなのとっくに実行しているよ！という方や、明日からやってみよう！という方までさまざまだと思います。文章にしてみると、ごくごく普通のことですが、では実際の会議の中で出来ているかと言うとどうでしょうか？会議をスムーズに進めるには、その時間だけを頑張るのではなく、事前の準備からきちんとしていくことがポイントとなります。会議の進行役を任された皆さん！あなたが、会議のかじ取りをして、是非有意義な時間にしてくださいね。
まとめ
進行役の方必見！
会議が驚くほどスムーズになる９つのコツ
１、資料を事前に配る
２、資料枚数を減らす
３、時間設定の短い会議に
４、テーマごとに、時間を決めておく
５、進行役が時間管理する
６、キーマンに議題の内容を事前に話しておく
７、議事録は一人に集中
８、意見は名指しで聞く
９、会議人数を増やさない