突然の会社関係者や知人からの訃報を知った時に、何と言って良いのかわからないということもよくありますね。しかし、社会人として、何と言ってよいものか悩んでいても相手に対して失礼にあたるばかりです。
本来なら、メールは略式なものと捉えられているのですが、訃報の連絡をメールで受けた場合などは、取り急ぎメールにてお悔みを相手に伝えるということは、失礼な事ではありません。
相手に配慮して失礼にならないお悔みメールを送りたいものですが、そうするには、どのような注意点があるのでしょうか。そこで今日はメールでお悔みメールを相手に送る時に、知っておきたい基本の９つの事をお伝えします。
お悔みメールのマナー、
恥をかかない９つの注意点
シンプルで読みやすいように、相手に負担をかけないようにしましょう。
メールを送る相手は、悲しみを実感することがまだできないぐらいに、葬儀の準備に追われて忙しい場合がありますので、お悔みメールを送る際には、できるだけ、シンプルで読みやすいように、相手に負担をかけないように配慮する必要があります。
件名は、お悔みであることが分かるようにします。無題やRe：では、相手が何の要件なのかをすぐに判断することができません。
そのために、件名は、「件名：○○（氏名）より お悔みを申し上げます。」とします。相手はこれですぐにお悔みのメールであることがわかります。
取引先へのお悔みメールの場合には、「株式会社○○より、お悔み申し上げます。」と所属を明らかにしておくことが大切です。
前置きはしないでお悔みの言葉を述べるようにしましょう。
お悔みのメールの文章では、前置きとして一般のメールで使われるような、時候の挨拶や「いつもお世話になっております。」などのような、前置きの文章を入れると、相手に余計な時間を取らせてしまいますので、前置きは書かないで、初めの文章から、お悔みの言葉を述べるようにしましょう。
関係性によってメールの文章を使い分ける
相手と自分の関係性によってメールの本文は、使い分けるようにしましょう。プライベートな関係では、構成としては、
①連絡を受けたことについて、感謝の言葉を述べる。
②お悔みの文章を述べる。
という形をとりましょう。親しい友人や恋人や友達や習い事の先生やペットなどがプライベートのお付き合いでは、あげられるでしょう。仕事関係では、内容としては、
①お悔みを述べる。
②仕事の事は気にせずに・・・的な言葉を述べる。
という形がよいでしょう。部下や後輩や同僚や先輩などがあてはまります。仕事関係でも、もう少し、かしこまってのメールになるのは、上司や取引先の関係者の人などがあげられます。これらの場合には、
①お悔みの言葉を述べる。
②略式のメールという形の断りの言葉を述べる。
という形になります。例えば、取引先の場合では、文章例としてあげると、「お身内にご不幸があったと伺いまして、大変驚いております。ご尊父様のご冥福を心よりお祈り申し上げます。大変恐縮ですが、まずは取り急ぎメールにてお悔み申し上げます。」などになるでしょう。
英文の場合
英文で送る場合もあるかも知れません。
I offer you my deepest condlences onn this dark day.
訳すと、心よりご冥福をお祈り申し上げます。となります。
自分の言葉を一言添えるとより気持ちが伝わります。（相手の体調や状態を気遣う一言を）
相手と自分の関係性が深い場合には、何か一言心のこもった、自分らしい一言を付け加えてメールをしてもよいでしょう。この一言を入れることで、相手への配慮や気遣う気持ちがより伝わって、相手は自分との関係性がを深く感じられるでしょう。
例えば、相手への体調や状態を気遣う言葉などです。「悲しいでしょうけれど、ご無理をされないように、ご自愛ください。」「辛いでしょうが、体調を崩されないようにして下さい。」などの一言です。
自分の言葉を一言添えるとより気持ちが伝わります。（お手伝いをすることがあるか確認する一言を）
例えば、「私にできることがあったら、なんでも言ってくださいね。」「私がお役に立てることがあったら、いつでも言ってくださいね。」などの言葉です。
実際には、何もしてもらうことがなくても、このような言葉をかけられたら、とても嬉しく力強く感じられるものでしょう。
自分の言葉を一言添えるとより気持ちが伝わります。（悲しみを共有する一言を）
例えば、「私も昨年、父を亡くしたので、○○さんの気持ちが分かるようなきがします。」などの言葉や「急な事だったので、悲しい事でしょう。いつでも、時間があったら電話をしてきてね。お話を聞くよ。」などの言葉です。
共感することで、相手の悲しい気持ちが少しは癒えるということもあるでしょう。今は、葬儀の準備で忙しくても、ひと段落したら悲しみが実感として込み上げてくるかも知れません。そんな時に、このメールを思い出して、頼りにしてくれるかも知れません。
自分の言葉を一言添えるとより気持ちが伝わります。（相手の心配を減らす一言を）
同僚の場合や後輩の場合では、仕事のことも気にしているかも知れません。そんな時には仕事関係の心配を減らしてあげましょう。
「仕事の方は、気にしなくていいので、お父様をしっかりお見送りしてあげて下さい。」「仕事の件は、何とかしますので、心配しないで下さい。」などの言葉をかけてあげましょう。
仕事をしている人は、仕事のことが気になってはいるものの立場上喪主などやその他の役目でも忙しい人もいるでしょう。しっかりと身内とのお別れをできるような安心させる一言が必要でしょう。
返信は不要です。
メールでのお悔みの文章の最後に、「返信は不要です。」と書き添えて、相手の負担をかけないようにします。この文章がないと、またその返信を送らないといけないと思う人もいるでしょう。
さて、このような、お悔みをメールで送る時の注意点を前もって知っていると、急な訃報の連絡にも、相手に失礼のないような、負担のかからないお悔みメールを打つことが出来ますよね。相手との関係性を考えて、メールの文章を考えて言葉遣いに気を付けて送りましょう。その後の関係にもプラスをもたらすでしょう。
まとめ
お悔みメールのマナー、恥をかかない為に
・シンプルで読みやすいように、相手に負担をかけないようにしましょう。
・前置きはしないでお悔みの言葉を述べるようにしましょう。
・関係性によってメールの文章を使い分ける
・自分の言葉を一言添えるとより気持ちが伝わります。（相手の体調や状態を気遣う一言を）
・自分の言葉を一言添えるとより気持ちが伝わります。（お手伝いをすることがあるか確認する一言を）
・自分の言葉を一言添えるとより気持ちが伝わります。（悲しみを共有する一言を）
・自分の言葉を一言添えるとより気持ちが伝わります。（相手の心配を減らす一言を）