葬儀の受付係、超分かりやすい9つの心得

葬儀の受付係、超分かりやすい9つの心得
冠婚葬祭の時のマナーって本当にわからないことが多いですし、これで良かったの?と迷ってしまう事柄も沢山ありますよね。失礼のないようにしなければいけないと思うけれど、誰に聞いたら正しいマナーを教えてくれるのだろう?どこで調べればいいの?と悩んでいるうちに、当日を迎えてしまったという事もあるのではないでしょうか。

そこで今回は数ある冠婚葬祭のマナーの中から、葬儀をテーマにしてみます。その中でも的を絞って「もし自分が葬儀の受付係をすることになったら?」というシーン設定をして考えてみましょう。テーマはズバリ!「葬儀の受付係、超分かりやすい9つの心得」です。今後しなければいけない時が来るかもしれません。その時に困らないようにするために、予備知識として頭の中に入れておきましょう!

 

葬儀の受付係、
超分かりやすい9つの心得

 


開式1時間前には到着すべし

葬儀の受付を任されたら、基本的は喪主の指示に従って動くべきだと思います。ですが喪主も忙しいのでなかなか連絡が取れないこともあるかもしれません。その時は失礼のないように、葬儀開始の1時間前には会場に到着するようにしましょう。そして、駐車場・トイレ・待合室・ご焼香の場所などをきちんと確認しておきましょう。

なぜなら、受付係になると参列者の方に色々と聞かれる機会も増えてきます。その時に、きちんと答えられるように事前のチェックをしておくことをおすすめします。

 


当日の役割を確認すべし

会場に着いたら、葬儀社の担当者と自分の役割を確認しましょう。場合によっては、受付係だけでなく駐車場係などもする場合もありますので確認しておきましょう。また、受付を「一般受付」と「会社関係の受付」に分ける場合がありますので、担当者ときちんと確認しておきましょう!葬儀の受付係は、会場内で機敏に動く必要がありますので心してくださいね。

 


身支度はきちんと整えるべし

基本中の基本ですが、念のためお伝えしておきますね。葬儀の受付係は、多くの参列者と顔を会わせてやり取りを行う、とても大事な役割を担っています。喪主もきっと、あなたなら失礼のないように振る舞ってくれるだろうとのことでお願いしたのだと思います。ですから失礼のない対応の前に、失礼のない服装で対応するようにしてくださいね。喪服の着こなしは大丈夫か?髪型は崩れてはいないか?女性の方なら、ふさわしいお化粧をしているかなど、自分だけでなく他の人にもチェックしてもらうと良いかもしれませんね。

 


備品をチェックすべし

受付を開始する前にとても大事な事は、備品のチェックです。芳名帳や香典帳は準備されていますか?名前を書くための筆記用具は十分な数があるでしょうか?受付を開始してしまうと、受付係はその場から離れることが出来なくなりますので事前のチェックは抜かりなくお願いしますね。当然揃っているだろうと思って、意外と忘れがちな項目ですのでご紹介してみました。

 


早めに到着した参列者への対応を確認すべし

葬儀開始時間よりも早めに到着してしまった参列者がいたら、まず最初に受付を済ませてしまいましょう。その後に待合室にご案内するのが良いと思います。早めに到着する参列者が必ずいますので、やはり待合室のチェックは必要ですよね!受付係は、常に葬儀社の担当者と連絡がつくようにしておくことが大事です。

 


参列者への対応は丁寧にすべし

これが7つの項目の中で、1番のポイントだと思うので詳しくご説明しますね。まず、参列者は会場に到着したら真っ先に受付をします。ですから、受付係は窓口対応としてきちんとした態度で臨まなければいけません。参列者が受付にやってきたら、まず一礼をしましょう。そして、芳名帳への記入をお願いします。名前だけでなく、住所も記入してもらうことが望ましいです。そして、ご香典を受け取って下さい。この時、きちんと金額を記録しておくようにしましょう。

その時参列者からお悔やみの言葉を頂くかと思いますので、「ご丁寧に恐れ入ります。」と丁重にお礼の言葉をお返ししましょう。受付の対応はとても印象に残ると思いますので、それを意識して務めましょう。

 


受付での香典の管理は徹底すべし

まず香典はとても大切なものですし、喪主もあなたを信用して受付を任せているかと思いますので、お金の側から離れることなくきちんと管理しましょう。香典は頂いた方のお名前や住所、金額をきちんと記録しておくことが大事です。後程、香典返しをしなければなりませんのできちんと記録しておくことが大事です。お金が無くなってしまったなんてことは、くれぐれも避けるようにしてくださいね。

 


弔電やお供物、供花が届いたら担当者に渡すべし

受付をしている時に弔電やお供物・供花が届いたら、葬儀社の担当者に渡すようにしてください。その際に忘れてはいけないことは、頂いた方のお名前・住所・頂いたもののメモです。自分のところに留めておくのではなく、きちんと担当者に渡して対応して貰う事が望ましいと思います。

 


受付係は2人以上ですべし

受付係は、絶対に2人以上で行ってください。それには理由があります!受付係の役割の一つに大事な香典の管理があります。一人は必ず受付に張り付いてお金を見張っておくことが大事です。また、受付係の役割は他にも案内や芳名帳記載など細かな仕事が沢山ありますのでトラブルを起こさないためにも2人以上で受付係をすることが望ましいと思います。

 

以上、「葬儀の受付係、超分かりやすい9つの心得」をご紹介致しましたが、いかがでしたか。葬儀にいつ参列するかどうかは誰も予期できませんし、突然受付係をしなければいけないことだってあるかもしれません。少しでも頭の中に予備知識が入っていれば、当日も冷静に対応できるのではないでしょうか?何も起きていない時にこそ、事前に心得をチェックしておくべきだと思います。

 

まとめ

葬儀の受付係、
超分かりやすい9つの心得

・開式1時間前には到着すべし
・当日の役割を確認すべし
・身支度はきちんと整えるべし
・備品をチェックすべし
・早めに到着した参列者への対応を確認すべし
・参列者への対応は丁寧にすべし
・受付での香典の管理は徹底すべし
・弔電やお供物、供花が届いたら担当者に渡すべし
・受付係は2人以上ですべし