異動と言われ、慣れ親しんだ部署や勤務地が変わることになったら、取引先や部署の人たちに対する挨拶について考えなくてはいけませんよね。そのとき、「挨拶はどこまでするべきか」「どういう挨拶だと印象がいいだろうか」など、いろいろと悩むことが多いのではないでしょうか。
挨拶はその人の印象について大きく左右するもののひとつです。挨拶を失敗してしまうと、のちのちまで尾を引くこともありますよね。
そこで今日は異動の挨拶で気をつける点についてお伝えします。ではご覧ください。
異動の挨拶で、必ず注意する９つのマナー
担当していた取引先に不安を与えない
異動となると役職や部署が変わりますから、その旨を取引先へ伝えましょう。挨拶をおろそかにすると、引き継ぎに大きな影響を及ぼします。異動の発表後、取引先には電話かメールで近々挨拶に行くことを伝え、後日後任者とともに行きましょう。
その際には後任者を紹介すると同時に、後任者にはしっかりと引き継ぎをすることや異動後の連絡先を伝える等、今後の取引に何も問題がないということを伝え、取引先に不安を与えないようにすることが大切です。
お世話になった人には挨拶状を書く
取引先と同様、お世話になった人にも発表後、電話かメールで伝え、直接挨拶に行きましょう。早く知らせることで好印象を与えます。今までお世話になったことへのお礼と新しい場所での抱負を伝えるといいと思います。そして、改めて挨拶状を書きましょう。丁寧に対応することが大切です。
異動を伝えるタイミングを間違えない
先ほど、取引先やお世話になった人へ異動になったことを連絡すると書きましたが、ひとつ注意があります。それは異動することを伝える日についてです。
事前通達が出たからといって、すぐに周りの人に言ってはいけません。会社が定めた告知解禁日までは待つ必要があります。また、そういった日がない場合は上司に相談しましょう。人事異動は機密情報ですので、タイミングは注意が必要です。
メールで異動を知らせる際には一斉送信をしない
取引先やお世話になった人が多い場合、電話で知らせるのは大変ですのでメールを使用しても問題ありません。しかし、一斉送信はせず、宛名はひとりひとりきちんと書きましょう。
事務的ではなく、丁寧に対応することを心がけます。また、メールで問題がないと書きましたが、重要な取引先や特にお世話になった人には電話か手紙で知らせる方がより丁寧で好ましいです。
異動前に、職場ひとりひとりに挨拶をする
今まで一緒に仕事をしてきた人たちですので、きちんと今までの感謝を伝えます。全員の前で挨拶となるところもありますが、それとは別にひとりひとり挨拶にまわることが好ましいです。
送別会を開催してもらった場合は、改めてここでお礼を言うと良いと思います。また、今までのお礼をかねて、みんなで食べられる個別包装のお菓子などを渡すとより好印象です。
新しい職場では謙虚さを忘れずに
新しい職場では挨拶をする人の方が多いと思います。どんな挨拶をしようか悩むところです。ここで大切なことは以前していた仕事のことを長々と話さないことです。部署や勤務地が変わるということはやり方が変わることがほとんどです。
あまり前のことを話すと不快に思う人もいるかもしれません。以前していた仕事については仕事内容と培ったスキルについて一言述べる程度で済ませ、これから迷惑をかけることや早く仕事に慣れるよう努力することを伝えましょう。謙虚さを忘れずに、新しい人間関係の構築をすることが大切です。
新しい取引先に混乱を招かない
異動となれば取引先が変わりますので、着任の挨拶をする必要があります。直接の挨拶とは別に、メールかはがきで着任の挨拶をしましょう。なぜなら、直接の挨拶ではゆっくりと話ができない可能性があり、引き継ぐ仕事について取引先と確認がきちんと取れない場合があるからです。メールかはがきで前任者から引き継ぐ業務内容について簡単に書きましょう。
また、引き継ぎにあたっての業務の変更点があれば、必ず伝え、相手に混乱や不安を与えないように注意が必要です。
担当だった取引先やお世話になった人へもう一度挨拶をする
異動に伴い転勤をした場合は１ヵ月ほど経った頃、担当していた重要な取引先やお世話になった人へメールや挨拶状を送りましょう。
新しい職場での様子や今後の抱負について書くといいと思います。転勤後も連絡することで今まで築いた人間関係を継続することができます。また、取引先には引き継ぎ後、何か問題がないか確認をとることが好ましいと思います。
以前いた職場への気遣いを忘れない
転勤をした場合、以前いた職場の人たちはあなたが元気にしているか気にしているものです。転勤して１か月ほど経過した頃、以前の職場にはがきか手紙を出しましょう。
新しい職場に関する現状報告や引き継ぎに問題がないか尋ねたり、職場の人たちの健康を気遣う内容の手紙を書くといいと思います。取引先やお世話になった人だけではなく、以前一緒に働いていた人たちにも配慮が必要です。
さて、このようにちょっとした事を、するとしないで印象は大きく変わります。今まで構築した人間関係を継続するためや新しい人間関係を構築するためにも、挨拶はきちんとしたいですよね。この記事が少しでも異動の挨拶で悩んでいる方のお役に立てることを願っています。
まとめ
異動の挨拶で、注意するポイント
1．担当していた取引先に不安を与えない
2．お世話になった人には挨拶状を書く
3．異動を伝えるタイミングを間違えない
4．メールで異動を知らせる際には一斉送信をしない
5．異動前に、職場ひとりひとりに挨拶をする
6．新しい職場では謙虚さを忘れずに
7．新しい取引先に混乱を招かない
8．担当だった取引先やお世話になった人へもう一度挨拶をする
9．以前いた職場への気遣いを忘れない