アルバイトや就職活動において、日程が決まっている面接をキャンセルしたい場合どのような対応が必要になってくるのでしょうか。そもそもキャンセルする理由はいろいろあると思います。より志望度の高い会社に内定が決まった、面接の日程は決まっていたもののよく考えてみるとその会社では働きたいと思わなくなった等もう選考自体を辞めたい場合と、その会社を志望しているのに、面接の日にずらせない予定が入ってしまった場合の２パターンに分かれます。
まずは、どちらにしても、先方に迷惑をかけることになりますので、キャンセルの電話を入れる際にはマナーを守った対応を心掛けたいものです。その上で後者の選考の継続を望む場合であれば、より誠心誠意のお詫びの上、相手を納得させる理由を準備する必要があります。
また、選考自体を辞める場合であっても、もう会うこともないから適当に電話すればいいやという態度ではいけません。社会人として最低限のマナーは守りましょう。以下では、面接をキャンセルしたい時に電話で気をつけたい９つのマナーについて紹介していきます。
面接をキャンセルしたい時に、
電話で気をつける９つのマナー
絶対にドタキャンはしない
面接をキャンセルする際は、出来る限り早く連絡することが最も重要です。くれぐれもドタキャンはしてはいけません。誠心誠意お詫びの電話をすることは社会人として、また例え学生であっても人間として最低限のマナーです。お
詫びする電話は誰でも気が重く、ついつい後回しになりがちですが、日程に余裕を持ってキャンセルの電話は遅くても前日までにはしたいものです。先方はあなたのために予定を空けています。面接の場所が別の場所の場合はなおさらです。
外出先では他の仕事も出来なくなってしまいますし、会場をキャンセルすることになるかもしれません。また、採用担当者の他に配属部署の担当者等、他の人にまで迷惑をかけることにもなりかねません。採用担当者は社内での信用を失います。それほど重大なことなのだという認識を持ちましょう。
電話する時間帯に気をつける
上記１で先方の予定をずらすことになるため、出来る限り早く連絡した方がよいと記しましたが、可能であれば相手の最も忙しい時間帯は避けた方が良いです。飲食店などの店舗は12～13時、18～20時は最も忙しい時間帯です。また一般企業であれば、仕業直後の9～10時、昼休みの12～13時は避けるのが望ましいです。この時間帯に電話を受け、さらに内容も面接のキャンセルというマイナスのものであれば相手も余計に気分を害します。
また、その近辺の時間にかけるのであれば、はじめに｢お忙しい時間帯に申し訳ございません。｣と一言添えましょう。日程が迫っている時には、メールで一報を入れましょう。その際には、｢只今、お忙しい時間帯と存じますのでメールにて一報をご連絡させていただきました。後ほど改めてお電話させていただきます。｣と断りをいれ、頃合いをみて必ず電話で直接謝罪しましょう。
携帯電話でかける時は電波の安定したところで
携帯電話からかける際は、電波状況の良い場所を選んで下さい。途中で切れたり繋がりにくくなるのは避けましょう。お詫びしている時に電話が切れてしまうと、相手の気分を損ねてしまう以上に、自身もかけ直すのが辛くなってしまいます。
些細なことかもしれませんが配慮を示したいところです。最も望ましいのは、周囲の雑音がない場所で固定電話からかけると心配せずに会話に集中できます。
挨拶、丁寧な言葉遣い
お詫びの電話であることを忘れず、いつもよりさらに丁寧な挨拶・言葉遣いを心掛けましょう。電話が繋がったら、｢こんにちは お忙しいところ失礼いたします。○日△時に面接予定の○○と申します。｣と、面接日時と氏名を伝えます。次に｢誠に申し訳ございませんが・・｣と焦らずお詫びに入って下さい。その際もきちんとした敬語をつかいゆっくりと話すよう気をつけて下さい。
誠心誠意のお詫びを
面接のキャンセルは、相手のスケジュールだけでなく、面接に関わる全ての人の予定をずらすことになります。また、ある程度選考が進んでいる場合はさらにその先の予定まで決まっているかもしれないし、自分以外の応募者に断りの電話をいれる必要がなくなることもあり、色々と行動を変えなければなりません。
その際は出来うる限り早く連絡することはすでに記しましたが、真摯な態度や丁寧な言葉でお詫びをしてください。｢誠に申し訳ございませんが、面接を辞退させていただきたくお電話いたしました。｣と切り出し、申し訳ない気持ちをしっかりと言葉で伝えましょう。
もう会うこともないからという気持ちでいい加減な態度で接すると必ず相手に伝わります。自分が逆の立場ならどういう気持ちになるか考えれば、とるべき対応も分かるはずです。
後日改めて面接を受けたい場合
今回の面接はキャンセルするけれど、改めて面接を設定して欲しい場合は、まずは今回面接を辞める理由について、やむを得ない事情であることを採用担当者に理解してもらうことから始まります。よほど重要な内容でないと再設定は難しそうですが、大変な思いをしても面接を受けたい気持ちがあるのであれば、正直に理由を伝え、かつ受験を希望する熱意を分かってもらうしかありません。
うまくいけば採用担当者に｢そこまでして我が社を受けたいのか｣と熱意をくみ取ってもらえるかもしれません。再度設定できることになり、日程を決める時は相手の指示に極力応じてスムーズに決まるよう、電話の前に自分のスケジュールを整理し都合を明確にしておきましょう。
選考自体を辞退する場合
面接をキャンセルしその仕事の選考自体を辞める場合も、誠心誠意のお詫びは必要です。キャンセルの理由は正直に話すか、または｢一身上の都合により｣としてしまいましょう。
その際、相手の都合が悪いこと、攻撃するようなことは絶対に避けてください。互いに大人です。例え先方に不満が生じたとしても、言って解決する問題だけではありません。そのために｢一身上の都合｣という何とも都合の良い言葉を活用したいものです。
採用担当者が不在の場合
電話をかけた際、採用担当者が不在の場合も多くあると思いますが、席をはずしている程度ですぐに戻る場合は頃合いを見てかけ直すのがよいでしょう。しかし、長い会議でいつ戻るか不明であったり、外出していたりと中々本人がつかまりそうもない時は、電話を受けてくれた人または他の採用担当者に事情を話し、まずは面接をキャンセルすることを伝えて下さい。
前にも述べたように面接は多くの人の予定を左右しますので、直接の採用担当者でなくても迅速に対応してくれることでしょう。代理の方に受けてもらった時は、その人の名前を念のため聞いておくと後に聞いてなかった等のトラブルが防げます。そして、担当者が在席している時に再度電話で詳細について説明し謝罪します。
相手が電話を切るのを確認してから終了する
特に日程が迫った時点でのキャンセルは先方から小言や嫌みの一つでも言われてしまうかもしれません。その場合も目くじらを立てずに、あくまでも真摯な対応を忘れないようにして下さい。
嵐が収まるのをじっと待ち、最後電話を切る際にも相手が受話器を置くのを確認してから自分も通話を終了するくらいの落ち着きが欲しいものです。
面接をキャンセルする場合に重要なのは、迅速な連絡と真摯な態度でお詫びをすることにつきます。一番いけないことは、ドタキャンや適当に嘘をついて切り抜けようとすることです。
何人も面接してきている採用担当者はすぐに見抜きますので、正直に伝えた方が印象は良くなりますし、自身も後ろめたい気持ちを引きずらなくてすむでしょう。上記であげた電話でのマナーについてのポイントを参考にしながら、先方へお詫びの気持ちを言葉でしっかりと伝えて下さい。
まとめ
面接をキャンセルしたい時に、電話で気をつける事
１：絶対にドタキャンはしない
２：電話する時間帯に気をつける
３：携帯電話でかける時は電波の安定したところで
４：挨拶、丁寧な言葉遣い
５：誠心誠意のお詫びを
６：後日改めて面接を受けたい場合
７：選考自体を辞退する場合
８：採用担当者が不在の場合
９：相手が電話を切るのを確認してから終了する