【社会人1年生】社内メールを利用する際の基本マナー9つ

【社会人1年生】社内メールを利用する際の基本マナー9つ
4月から晴れて社会人というみなさん。ビジネスにはメールによるコミュニケーションが欠かせません。取引先もそうですが、社内メールのやりとりにはいくつかマナーがあります。これをマスターすることは社会人としての第一歩。今回はそんな社内メールを使う時の基本マナーをご紹介します。

 

【社会人1年生】
社内メールを利用する際の基本マナー9つ

 

簡潔明瞭に、基本のき

社内メールでは、取引先とのメールに比べて、簡潔さ、わかりやすさが求められます。冒頭の挨拶なども必要最低限にとどめ、用件を明確に伝えましょう。
この時気をつけたいのが、末尾に追加する署名です。客先へのメールでは会社名、住所から必要ですが、社内では会社名や住所はお互い同じもの。部署名、内線番号など社内用の署名を用意しましょう。

 

とっても大事!CCとBCC

メールの宛先欄には「TO」「CC」「BCC」という3つの欄があります。「TO」は送りたい相手のメールアドレスを入れる欄ですが、ほかの「CC」と「BCC」の意味はわかっていますか?社内メールでも重要なことなので、もう一度確認しましょう。「CC」はCabon Copy(カーボンコピー)。つまり複写という意味。TOの相手に送るものと同じメールを送る、というのがもともとの目的です。一方の「BCC」はBrind Cabon Copy(ブラインド カーボンコピー)。ブラインドとは「目隠しされた」という意味ですから、そこにメールアドレスを入れた相手のことをTO、CCの人には知られたくない、という場合に使います。実際の使いかたとしては、TOは「あなた宛てですから良く読んでください」、CCは「返信の必要はありませんが目を通してください」、BCCは「あなたに送っていることはほかの人には秘密です」という覚え方がわかりやすいでしょうか。

 

もう一度確認を!やりがちな宛先ミス

社内メールで誰でも一回はやってしまうのが、宛先のミス。送りたいのは、課長?係長?それとも総務部?単純ではありますが、送信ボタンを押す前にもう一度確認を。特に個人情報や社内の機密情報を保持している場合は、そうした情報を不必要に漏えいしてしまうことのないよう、くれぐれもご注意を。同僚に送るつもりのメールを上司に送ってしまう、個人に送りたかったのに全社に送ってしまった…ということはよく聞かれます。

 

学生言葉に気をつけよう!

当たり前ですが、会社員になったら学生のような言葉づかいはNG。特に「超」「マジで」「やばい」といった低俗な言葉は、社会人としての品格を疑われてしまいます。社内メールだからと気軽な気持ちで送ってしまうと、あとで大目玉を食うことになりますよ。

 

読んでもらうために。件名は明快に

社内メールで気をつけたいのが、「件名」のつけかた。これは取引先へのメールでもいえることですが、件名である程度の情報を伝えることが大切です。「○○の件」「○○につきまして」という概要もそうですが、よりわかりやすいのが「【確認依頼】○○の件」「【ご報告】○○の購入の件」というように、「メールを読んで何をしてほしいのか」を簡潔にすると、読む側としては効率よく読むことができます。

 

メールしたら終わり!?しっかり見届けて

社内メールだけで仕事が簡潔することはありません。メールで連絡するよう決められている場合はもちろんその通り送信が必要ですが、「送ったから見てくれているだろう」と勝手に決め付けてはいけません。特にメールの多い上司に「あの件、どうなってる?」と聞かれて「それならメールしましたけど」なんていわないように。何かを依頼して返信がない場合は、タイミングを見計らって進捗を伺いましょう。

 

添付ファイルの容量に注意

さて、社内メール送信の時には、資料を添付したいときもあるかと思います。この添付ファイルがなかなかのくせもの。うっかり間違うととんでもないことになりますよ。ファイルを添付するときの注意点として、添付ファイルの容量があります。5MB以上の大容量の添付ファイルは受信側の迷惑になる場合があります。

 

ファイルの中身もしっかり確認!

会議の資料や報告書など、社内メールにファイルを添付して送りたいとき、必ずファイルの中身を確認しましょう。全く違うファイルを添付してしまい、相手が「?」となることも。ファイル名も読まれると思って確認してください。

 

受け取る側になって心遣いを。添付ファイルに印刷設定

添付ファイルつきの社内メールを受け取って、ファイルを印刷したらA4一枚のはずが5、6枚になって出てきた…上司にしてみたら送信者は「気の利かないヤツ」です。こんなことを防ぐために、添付ファイルは印刷することを想定してあらかじめ印刷設定をしておきましょう。
いかがでしたか?
社会人として絶対に守りたい社内メールのマナーをご紹介しました。少しのことが大きな命取り。毎日のことだからといって、焦らず、油断せず、慎重に利用しましょう。

 

まとめ

【社会人1年生】社内メールを利用する際の基本マナー9つ
・簡潔明瞭に、基本のき
・とっても大事!CCとBCC
・もう一度確認を!やりがちな宛先ミス
・学生言葉に気をつけよう!
・読んでもらうために。件名は明快に
・メールしたら終わり!?しっかり見届けて
・添付ファイルの容量に注意
・ファイルの中身もしっかり確認!
・受け取る側になって心遣いを。添付ファイルに印刷設定


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