仕事に欠かせないコミュニケーションツールとなっている社内メール。特に環境問題に配慮してペーパーレスが進む昨今では、社内の伝達事項、チームの情報共有にと、以前にもまして頻繁に利用されるようになってきています。

ところがそんな社内メールも、使い方を誤るととんでもないことに。毎日のようにメールを使用していると、つい流れ作業的に送受信してしまいがち。しかも、一瞬で送信できてしまうメールは、「あっ！」と思った時にはもう相手の手元に届いてしまっています。今回はそんな油断ならない社内メールで失敗してしまった例を紹介します。

社内メールの落とし穴！
油断して失敗した９つの体験談

「あっ、これじゃなかった…！」添付ファイルに潜む罠

メールに添付するファイルにまつわる誤りは、最も多く起こる失敗のひとつです。おそらく誰しも一度はやってしまったことがあるのではないでしょうか。

中でも悲惨なのは、「明日の会議の資料です」と送ったファイルが、昨日の忘年会で撮った部長のはじけた姿だった…！という例。

ワードやパワーポイントのファイルと、jpegなどの写真データは間違いにくいはずなのですが、そうはいっても人間なので、間違いや思い込みはあります。社内とはいえ相手が役職者だった場合、言い訳が難しいですよね。こんな時は一刻も早く謝りましょう！

「何を確認すればいいの？」添付ファイル漏れ

添付ミスではなく添付漏れも多発しています。「添付にてお送りいたしますのでご確認ください」と送っておきながら、添付ファイルが見当たらない…なんていうことも。送りたいファイルがあるときは、確実に添付されているかを確認してから送信ボタンをクリックしましょう。

タッチタイピングにご注意…。「誤字」「脱字」

一日に何十通もメールのやりとりをする人ほど、タイピングの速度は速いもの。しゃべるのと変わらぬスピードでキーボードをタイピングしていると、どうしてもミスタッチも発生します。勢いにのってそうしたスピードで打ち続け、とんでもない誤字脱字となってしまった例です。社内メールにありがちなミスの一例です。

○「宜しくお願いいたします」
×「宜しくお願い遺体sます」

○「お疲れ様です」
×「お仕え様です」

○「ありがとうございます」
×「ありがとうございまづ」

意味は通じるけど…という感じですよね。

笑えるけど笑えない場合も！パソコンならではの「変換ミス」

パソコンならではの危険な罠が、「変換ミス」です。思いもよらない漢字変換で笑える場合もあり、ネットでもよく話題になりますよね。でも、間違い方によっては洒落にならない場合も…

○「取引先に行きます」
×「鳥引き裂きに行きます」

○「加藤課長」
×「下等課長」

あなたじゃなかった…。痛恨の「宛先ミス」・・・内容に問題アリ編

社内メールにまつわる失敗談で同じく多いのが「宛先」にまつわるとんでもないミス。特に複数名がからむとそのリスクは格段に高まります。あの人には聞かれたくない、ということもクリック一つで送られてしまいます。

●同僚にあてたつもりで、上司の悪口を本人に送信
●他部署の悪口を、その部署全員に送信
●同僚へ送るお客様の愚痴を、お客様に送信

これらはごく一礼。上司に限らず他人の悪口をメールにしてしまうと、あとあとまで残ってしまうので、送らないにこしたことはないでしょう。

見ちゃダメ！見せちゃダメ！「宛先ミス」・・・機密情報漏洩編

社内メールにまつわるミスの中には個人情報や機密情報が関係する重大なミスも。機密性のある情報は、メール1通で簡単に漏えいしてしまいます。特に給与や査定に関わる情報は、社内の情報の中でも非常にデリケートなもの。最悪な事態を引き起こしてしまった場合を紹介します。

●人事部が誤って、全従業員の給与リストを全社員に送信
●上司に提出するつもりで、部下の査定結果を部下に送信

社内とはいえ秘密事項は守るべき。重要な事項を手元に持っている時は、よくよく注意しましょう。

「重たいよ！」とクレームの嵐。メールの容量にご注意。

ファイルが添付できるほか、電子メールには「リッチテキスト形式」といって画像やファイルをメール本文中に配置することのできる形式があります。とても見やすく便利なのですが、この形式で送信したメールは容量が大きいというデメリットがあります。

複数のファイルを添付したり、大きな画像を貼りつけると、1通のメールで5MB以上になる場合も。こうした容量の大きな社内メールを受信すると、受信した側のメールボックスは圧迫され、他のメールが受信できなくなってしまうこともあります。

特に受信する社内メールの多い上司には、こうした大容量メールは迷惑です。よほどの事情がないかぎり、容量の大きなメールは送らないようにしましょう。

細かいけれど大切！社内敬語に要注意。

メールでは文書に比べて敬語が簡潔になる傾向がありますが、そうはいっても社内の上下関係を示す敬語の使い方には注意したいもの。よくある間違いを紹介します。

×「了解しました」
○「承知いたしました」「かしこまりました」

×「ご苦労さまです」
○「お疲れ様です」

こうしたビジネス敬語は、ネットや書籍で調べることができます。早めにチェックしておきましょう。

何がなんだか！？文字化けメール

最近では会社支給の携帯からパソコンにメールを返信することができますよね。外出の多い営業職などには助かりますが、ごくまれに携帯からのメールが文字化けすることがあります。念のため、自分自身に送ってみるなど、事前に確認をしておきましょう。

いかがでしょう、このように社内メールには、油断すると危険がいっぱい。同僚や部下ならまだしも、上司に送るメールでミスはしたくないものですよね。

でも、ほとんどのミスは「集中力」や「注意」で防げるものです。急いでいる時ほど、そうしたケアレスミスは起きやすいもの。焦っている自分に気がついた時には、深呼吸して、落ち着いて。社内メールだからと油断せず、慎重に利用しましょう。

まとめ

社内メールの落とし穴！油断して失敗した９つの体験談
・「あっ、これじゃなかった…！」添付ファイルに潜む罠
・「何を確認すればいいの？」添付ファイル漏れ
・タッチタイピングにご注意…。「誤字」「脱字」
・笑えるけど笑えない場合も！パソコンならではの「変換ミス」
・あなたじゃなかった…。痛恨の「宛先ミス」・・・内容に問題アリ編
・見ちゃダメ！見せちゃダメ！「宛先ミス」・・・機密情報漏洩編
・「重たいよ！」とクレームの嵐。メールの容量にご注意。
・細かいけれど大切！社内敬語に要注意。
・何がなんだか！？文字化けメール