昨今の就職活動において、企業側と応募者とのやりとりのツールは今でも電話が主流ですが、インターネットからの応募も当たり前になり、メールでのやりとりも増えていますよね。さすがに採用の連絡をメールで行うことは中々ないかと思いますが、面接の日程通知ぐらいの内容であればメールで送ることも珍しくありません。メールでの連絡は送る側も受ける側も自分の都合の良い時に確認できるのが最大のメリットであり、手軽に出来る連絡手段です。
しかし、簡単な内容とはいえ連絡が来た際に、どのように返信すればいいものか意外に困ってしまいますよね。単なる通知の場合はそもそも返信は不要であるという考えの人もいると思いますが、相手によっては届いているのか不安になっていたり、返信するのが礼儀であると思っている人も少なからずいるはずです。ですので簡単にでも返信するのが失礼のない確実な方法です。
そこで今日は、その際どのような返信をすれば良いのか、面接の日程通知に対する返信メールの文例をお伝えします。ではご覧ください。
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面接の日程通知に対する返信メールの文例７つ
件名について
まずは、返信するメールの件名については次の３パターンのどれかが望ましいです。１つ目は、採用担当者側から送られたメールに返信をするので、返信ボタンを押すと、｢Re:面接の日程について｣というように｢Re:｣が相手からのメールの件名の上につきますが、基本的にはこのままで良いです。送った側は、メールを確認してくれた事が分かり安心できればよいからです。
次に、より丁寧に返信したいのであれば｢面接日程の確認について（○○大学山田太郎）｣というように件名の中に氏名を入れると、さらに分かりやすくなります。３つ目に｢Re:面接の日程について（○○大学山田太郎）｣のように送られてきたメールに氏名をつけるだけでも構いません。件名をあまり大きく変えてしまうと、内容のつながりが薄れて、新たに何か問題でもあるのかなと不安にさせてしまい、先方の確認作業を増やしてしまうことになるのは避けたいところです。
文章の基本的な組立て方
具体的にどのように書くかを説明します。返信の内容によって若干変わってきますが、まずは相手の会社名、部署、氏名の順に書き始めます。そして、｢お世話になっております。｣これはビジネスの世界ではいつ誰にでも使える｢こんにちは｣のような挨拶として便利な言葉です。その後で自分の学校名や氏名を名乗ります。以上の一連の流れは、今回の返信メールだけでなく、ビジネスメールの基本となっていますので覚えておくと便利です。そして日時と場所等の確認を行い、｢宜しくお願い申し上げます。｣と挨拶して終了です。以下に例文を記しますので参考にして下さい。
□□株式会社 人事部 鈴木 花子 様
お世話になっております。○○大学山田太郎です。
面接の日程についてのご連絡ありがとうございます。（確認内容）
宜しくお願い申し上げます。
了解の返信のみの場合
その２で基本的な内容を紹介しましたが、次からはケースごとの書き方について説明します。予め相手から面接の日時や場所が指定されており、それを了解する内容の返信をしたい時は、メールをもらったことに対するお礼と面接の日時・場所を再度確認するだけで結構です。ただし、日時・場所は返信のメールでも明記すると、より間違いを減らすことが出来るので記しましょう。
□□株式会社 人事部 鈴木 花子 様
お世話になっております。○○大学山田太郎です。
面接の日程についてのご連絡ありがとうございます。日時：３月１５日（水） １５：００～
場所：△△ビル ４階会議室上記の日時・場所に伺いますので宜しくお願い申し上げます。
こちらから日程の候補日を示す場合
採用担当者から面接の日程の打診があって、こちらの都合により、候補日を示す場合もあります。その際の返信メールの内容は、基本的にはその２と一緒です。異なる点は、日程をこれから決定するにあたり、先方の都合を通せるよう、こちらからは出来る限り柔軟に日時を提示しています。この際も用件のみの簡潔な文章を心掛けます。
□□株式会社 人事部 鈴木 花子 様
お世話になっております。○○大学山田太郎です。
面接の日程についてのご連絡ありがとうございます。
私の予定ですが、下記の日程で伺わせていただきたく存じます。３月１５日（水） １５：００～１８：００
３月１７日（金） １０：００～１４：００
場所：△△ビル ４階会議室お手数をおかけいたしますが、上記の日時でご調整いただければ幸いです。宜しくお願い申し上げます。
相手が提示した候補日から選んだ場合
採用担当者から面接の日程を２～３つほど提示され、選択した上で返信する際は、選んだ日程を記し再度確認の打診をして下さい。
□□株式会社 人事部 鈴木 花子 様
お世話になっております。○○大学山田太郎です。
面接の日程についてのご連絡ありがとうございます。３月１５日（水） １５：００～
場所：△△ビル ４階会議室こちらの日程でお願いできますでしょうか。宜しくお願い申し上げます。
相手の提示日がダメな場合
先方から提示された日程がダメな場合は、あまり望ましいことではありませんが、お詫びと共に新たにこちらが可能な日程を打診してみましょう。しかし、出来る限り自分の予定をずらすよう調整して下さい。あくまでも先方が納得できる理由がある場合以外は使わない方がよいでしょう。
□□株式会社 人事部 鈴木 花子 様
お世話になっております。○○大学山田太郎です。
面接の日程についてのご連絡ありがとうございます。
誠に申し訳ございませんが、ご提示いただいた日程はあいにく別件が入っており伺うことが難しいです。
再度日程を頂戴いただけませんでしょうか。ちなみに私は下記の日程があいております。３月１５日（水） １５：００～１８：００
３月１７日（金） １０：００～１４：００お手数をおかけいたしますが、ご検討いただけますでしょうか。宜しくお願い申し上げます。
連絡先の明記について
メールの最後には、学校名、氏名、携帯番号、メールアドレス等の連絡先を明記しておきましょう。採用担当者が連絡する時に便利です。予めヘッダーに登録しておくと、毎回入力する手間が省けます。
○○大学●●学部 山田太郎
携帯：０９０－１２３４－５６７８
Ｅmail：×××＠××.jp
返信メールの文面は、相手が読みやすいよう簡潔に、かつきちんと伝わっているのかを確実に伝えることが大切です。失礼がないようにと余計なことまでだらだらと書くことは避けて、メールに対してのお礼と日程の了解のみにまとめましょう。加えて重要なことは、採用担当者から送られてきたメールは出来る限り迅速に返信しましょう。
メールだから返信はいつでもいいやと後回しにしてはいけません。先方は他の応募者との日程の調整もしているため、早く返信をもらって予定を立てたいのです。応募者の返信待ちの状態は何も仕事が入れられず、ヤキモキしているかもしれません。また、迅速に対応してくれるかどうかも採用担当として見ています。返信のタイミングも文面もスマートにこなせるよう、上記のポイントを頭に入れておきましょう。