【面接】アポイントをとる電話の際に、注意する9つのポイント

【面接】アポイントをとる電話の際に、注意する9つのポイント
就職活動やアルバイトの面接を申し込む際に、まずは日程のアポイントをとることから始めるわけですが、意外と緊張しますよね。最近は直接会うまで、メールでやりとりすることも増えてきましたが、電話での最低限のマナーは押さえておきたいものです。たかがアポイントをとるだけではないかと適当に電話してはいけません。アポどりの電話から面接は始まっていると考えていいと思います。

理由は簡単。短い電話一本まともにかけられない人は仕事もしっかり出来ないというレッテルを貼られるからです。人格まで疑われかねません。一度そのように思われてしまった人に会いたいという気持ちはわきませんし、面接で挽回するのはもっと難しくなります。電話だと相手の顔や態度が見えませんので、その分聞こえてくる声が全てです。声からその先の人物を想定して話を進めていきますので、普段よりもさらに気配りや配慮が必要です。下記に企業の採用担当者に対し面接のアポイントをとるための電話をかける際に注意したいポイントを9つ紹介していきます。

 

【面接】アポイントをとる電話の際に、
注意する9つのポイント

 

電話をかける時間帯に注意する

まず大切なのは相手側の都合に配慮して電話をかけることから始まります。かける時間を選ぶことは相手への気遣いを示すことにつながります。忙しい時間帯に電話を受けると配慮が足りないと受け取られます。それだけでは結果に直接は関係ないかもしれませんが、少しでも影響があると思われることは避けて下さい。飲食店などの店舗は12~13時、18~22時は忙しい時間帯です。

また一般企業であれば、仕業直後の9~10時、昼休みの12~13時、終業間際から遅い時間は避けた方がよいです。今は携帯電話でどこからでもかけることができ、友人には真夜中にかけても直接本人につながるため、つい思い立った時に気軽にかけてしまいがちですが、ここは改まった場であることを忘れてはいけません。やむを得ない場合は、はじめに「お忙しい時間帯に申し訳ございません。」と一言添えましょう。

 

事前の準備を怠らない

電話をかける前に、メモとペンを手元に用意し、すぐに書き留められる状態にしておきましょう。日程ぐらい覚えられると思っていても、人の記憶ほどいい加減なものはありませんし、伝えた相手も安心できるものです。また、日程を提示されてからメモやペンを用意するために相手を待たせるのは失礼にあたります。自分からかけておいて、メモも用意していないなんてやる気がないのかなと思われてしまいます。そして携帯電話からかける際は、電波状況の良い場所を選んで下さい。途中で切れたり繋がりにくくなるのは避けましょう。可能であれば固定電話が望ましいです。

 

自分の予定を確認しておく

こちらも電話をかける前に自分の予定を整理して、面接可能な日程・時間を明確にしておくと電話口で焦らずに対応出来ます。出来る限り先方の予定に合わせることが望ましいですが、調整が難しいとなると素早く自分の予定を申しでて、相手の負担を減らす配慮を見せたいものです。フォローする姿勢があれば相手にも良い印象を与えられるはずです。

 

きちんと挨拶する

電話に相手が出たら、まずはじめに「こんにちは、私○○と申します。面接の日程についてお電話させていただきました。」と切り出しましょう。担当者でない人が電話に出たとしても取り次いでくれます。間違っても「面接受けたいんですけど。」という横柄な態度ではいけません。

また電話にはじめに出た人への態度や言葉も重要です。採用担当者ではないからと邪険な態度は厳禁です。挨拶もせずに電話を代わって下さいとでも言おうものなら、必ず後で報告されているはずです。挨拶も出来ないような人とは一緒に働きたくないし、人によって態度を変えるような人ならなおさら嫌です。挨拶はたった一言でその人がどのような人物か推察されます。用件が終わり電話を切る際にも、自分に時間を割いていただいたことに対してのお礼を述べ、失礼いたしましたと伝えて終わりましょう。

 

言葉遣いに気をつける

電話に限ったことではありませんが、「礼儀正しく」「敬語で」が最低限のマナーです。普段友達に話すような言葉でなく、改まった場であることを認識し、正しい日本語を使いましょう。何かお願いする時であれば「恐れ入りますが」とはじめにつけたり、「よろしくお願いします」ではなく「いたします」とより丁寧な言い回しを用いましょう。

 

声のトーンは落ち着いて

電話での声のトーンは不思議と上がってしまうものです。よく幼い頃、母親が電話に出ると普段よりも数段高い声で話していたという経験はないでしょうか。低すぎるのも暗い人だと思われてしまいますが、少し落とすぐらいを意識すると普段と同じようになります。トーンが高すぎると落ち着きがないように感じますので注意したいところです。さらに、聞き取りづらく聞き返されないようはっきり、ゆっくりと話すよう心掛けましょう。電話では相手の顔がみえません。よって声から相手を想像します。どっしりと構えて電話に臨みたいところです。

 

相づちは短く・復唱はしっかり

相づちをうつことは相手との言葉のキャッチボールする上で必要です。自分の話についてきているか不安なところを安心させてくれるものです。しかし、つい癖で「なるほど~」「うん、うん」等つい出てしまいがちですが、相手にとってはとても耳障りな言葉です。意識して「はい」と短く返事をすると印象がよくなります。また、日時や場所、当日の持ち物について提示された時は復唱し、間違いないよう確実にメモしましょう。

 

余計な事を言わず短い時間で終わらせる

この電話はあくまでも面接のアポイントをとるための電話であることを忘れてはいけません。色々と質問したいこともあると思いますが、ここでは日時・場所、持ち物等の確認とどうしても必要なな質問にとどめましょう。詳細は面接時に聞くものです。採用担当者はこの電話でその時に行っている仕事を中断しています。あまり長い時間引き留めないよう手短に切り上げるようにします。ただし、逆に相手から質問された場合はこの限りではありません。しっかりと答えましょう。その際には「お時間いただいても宜しいでしょうか。」と確認してから答えるとより丁寧な対応となります。

 

最終確認はしっかりと

電話を切る前に、先程とったメモを見ながら、再度重要事項だけ確認します。日時、場所、持ち物、そして当日の連絡先です。特に場所が電話先と異なる場合、当日何か起きた際に連絡のしようがありません。その際に困らないよう確認しておきましょう。確認できたら最後に時間を割いていただいたことに対するお礼をつたえ、失礼しますと言って電話を切ります。自分からかけた際にはこちらから切るのが電話のマナーですが、切りづらい場合はこの「失礼します。」という言葉の後であれば丁寧です。また、数秒経ってから切りましょう。

 

以上、最低限注意したいポイントを9つ紹介しました。当たり前の事が多いと感じた方は参考程度に心に留めておいて下さい。しかし、いざ電話の前では緊張のあまり普段出来ていることが自分でも気がつかないうちに抜けてしまっていることもあると思いますので、一度心の整理をしておくことをおすすめします。電話でうまくはなせないという方は、身近でチェックしてくれる人にお願いして何回か練習してみると良いでしょう。

一方で、あまり難しく考えすぎると余計に緊張してしまい固まってしまうのも良くありません。何か困った時は自分が相手だったらどのように感じるかを基準に行動すれば良いのです。電話でアポイントをとる際のポイントをあげましたが、あくまでもこれは始まりです。終わって安心せずに次の面接に向けて準備に取りかかりましょう。

まとめ

【面接】アポイントをとる電話の際に、注意する9つのポイント

・電話をかける時間帯に注意する
・事前の準備を怠らない
・自分の予定を確認しておく
・きちんと挨拶する
・言葉遣いに気をつける
・声のトーンは落ち着いて
・相づちは短く・復唱はしっかり
・余計な事を言わず短い時間で終わらせる
・最終確認はしっかりと


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