退職する際に必要なのが退職届です。しかし、法律上最初の意思表示は、口頭でも良いことになっているので直属の上司に相談事のように穏やかに切り出しましょう。しかし、その後は退職届が欲しくなります。退職届を手書きで書きなさいというルールはありませんが、やはり誠心誠意を伝えるには手書きが一番です。特に手書きの力は口下手な人ほど発揮します。わざわざ手間をかけて手書きにすることで相手を想う気持ちを綴ることができるのです。今回は、退職届を手書きで作成する上で失敗しない5つのポイントをまとめお伝えします。
退職届を手書きで作成する時に
失敗しない５つのポイント
準備しましょう
手書きの場合は、便箋かＡ4の紙に黒か青のペン・万年筆を使って縦書きで書きます。ただし、専用の書式があれば合わせます。また、入れる封筒や便箋は白を使う方がいいでしょう。柄が入ったり、派手な色が入ったりする便箋は避けた方が無難です。
フォーマットを確立させること
書く際には、手書きや印刷などに関係なく、退職届の書き方を押さえる必要があります。書き出しの最初は、退職届と書かないことです。実際は退職をお願いするものにあたりますので「退職願」と示す方が相応しくなります。その他押さえておきたいポイントは下記のような点になります。
①書き出しは「私は」あるいは「私事「私儀」などです。謙譲の意味を込めて業の一番下から文章を始めるのが正式な方法です。
②理由は「一身上の都合」だけで良いです。この場合任意で退職することを示すことが重要で、上司に相談したり話したような詳しい理由は不要です。
③退職期日は必ず入れます。日付は基本的に上司と相談して決めるのが普通です。通常は給与の締日や月末などが良いでしょう。年月日表記は西暦ではなく元号で書きます。
④届け出年月日は直属の上司への提出日です。年月日は元号で表記します。
⑤所属部署名と氏名を記述して捺印を押す。
⑥宛名は勤務先の代表者です。位置は自分の名より上に。敬称は「殿」で表記します。
まずはワードなどで下書き
字を書かない若者であっても、手書きに慣れ親しでいても、いきなり紙に書きだすのは難しい作業です。したがって、パソコンのワード文書で下書きを書いてしまいましょう。ワード文書ならば、縦書き形式で文字の詰め方まで決めることができます。自分が書きやすくて最もバランスの取れた文字の大きさ・字間を設定しましょう。それをお手本に書くことが最も簡単で確実な方法です。
いきなり清書しましょう
下書きができたら、あとは書くだけです。鉛筆で下書きして書いてもいいのですが、やはりできた後に消しゴムで消すと汚くなってしまうことが多々あります。したがって、いきなりペンで清書してしましょう。字が汚い方は、汚いことを気にしないようにしましょう。字が汚くてもいいから丁寧に書くことが一番大切なです。自らここまで育ててくれた会社や上司に対して最後の敬意を込めてしっかりペンを握って書きおろしてください。その一筆の手間が上司の見る最後のあなたの文字となります。
退職届を出そう
その会社の規則にもよりますが、基本的に退職届を出すのは1ヶ月以上前までに出すのがマナーです。準備した用紙を白い封筒に入れ直属の上司に提出します。封筒には退職届と裏面に部署名の自分の名前を書いておきましょう。退職届をいざ出しても、引き止め工作があったりしますが、自分の信じた道を突き通しましょう。
また、場合によっては不要だと言われることもあるかもしれませんが、自己都合の退職の場合なら退職願は出すべきです。しかし、会社都合なら退職願は提出しないのが基本です。したがって、不要だという場合は理由を必ず確認する必要があります。退職届を出した後に行わなければいけないのが引き継ぎです。引き継ぎ相手がいれば何も問題ありませんが、いない場合はどんな状況にも対処できるようにあらかじめ引き継ぎノートのようなものを準備しましょう。また、下記のとおり引継ぎ時のポイントをまとめました。
①担当業務は完了するまで、または区切りのいいところまで行う。
②関係書類は業務別、取引先別に整理する。
③引継ぎにかかる時間はできるだけ余裕を持とう。
④職種によっては後任者とともに取引先に挨拶回りに行こう。
⑤領収書などを確認し、経費の請求もれがないか確認しよう。
⑥「引継ぎノート」を作り、引継ぎ内容を文書に落としておこう。
いかがでしたか。
円満退社を実現するには、会社に対して誠意を示すことが大切です。特に、その地域に根付いて働く場合は、必ず今までいた会社と付き合いが出たりするものです。円満退社を実現するための誠意を示す1つの方法として、手書きで退職願を提出することがあります。時代が自由な働き方を推奨している流れになっていますので、こうした様式を学ぶことでいつか自身に役立つ日が来るかもしれません。
まとめ
退職届を手書きで作成する時に
失敗しない５つのポイント・準備しましょう
・フォーマットを確立させること
・まずはワードなどで下書き
・いきなり清書しましょう
・退職届を出そう